Privacybeleid Skøll

Op de websites van Skøll (hierna ook: “wij” of “ons”) is het onderhavige Privacybeleid van toepassing. Wij hechten veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en transparantie daaromtrent. Dit Privacybeleid beschrijft hoe wij, als verwerkingsverantwoordelijke, gegevens die verband houden met jou of die jou identificeren (hierna “persoonsgegevens”), verzamelen, delen, gebruiken en/of anderszins verwerken, een en ander in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). Dit Privacybeleid is niet van toepassing op websites of diensten van derden.

Identiteit en contact

Algemene Amsterdamse Studenten Roeivereniging Skøll
Jan Vroegopsingel 6
1096 CN Amsterdam
020-6931599
bestuur@skoll.nl

Persoonsgegevens en doeleinden voor verwerking niet-leden

In het kader van het faciliteren van onze (digitale) dienstverlening, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand die door je browser op je apparaat wordt geplaatst, om jou meer service te bieden bij het bezoeken van onze websites. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat je ingelogd kan blijven op een website of dat jouw voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden.

Voor het plaatsen van bepaalde cookies moet je eerst toestemming geven, voordat deze cookies mogen worden gebruikt. Deze toestemming is niet nodig indien en voor zover het technisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft, in de zin van de toepasselijke wetgeving, zoals artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet en de ePrivacy Verordening.

Je kunt je toestemming voor cookies altijd weer intrekken door je internet-instellingen te wijzigen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kun je vinden in de helpfunctie van je browser.

Google Analytics

Skøll gebruikt Google Analytics om statistieken over de site en bezoekers te meten. Alle data wordt geanonimiseerd en versleuteld voordat het verstuurd wordt. De geanonimiseerde data wordt 26 maanden bewaard.

Persoonsgegevens en doeleinden voor verwerking leden

De volgende tekst is alleen van toepassing voor leden, aspirant-leden en oud-leden van Skøll. Bij inschrijving vragen wij aspirant-leden akkoord te gaan met de verwerking zoals hieronder gespecificeerd.

In het kader van onze financiële administratie en ledenadministratie verwerken wij de volgende persoonsgegevens.

Inschrijving en lidmaatschap

Bij inschrijving voorzie je Skøll van de volgende gegevens:

  • Naam, geslacht, leeftijd, adres en woonplaats: deze gegevens zijn noodzakelijk voor correcte registratie in onze ledenadministratie en roeiwedstrijden.
  • Bank en bankrekeningnummer: deze gegevens zijn vereist voor de automatische incasso van contributie, roeibijdragen en consumpties.
  • Contactgegevens van je ouders/verzorgers: deze gegevens gebruikt Skøll om je ouders/verzorgers te benaderen in geval van nood, voor de jaarlijkse uitnodiging voor ouderdag en voor bijzondere evenementen (zoals de uitreiking van een oorkonde).
  • Lengte, gewicht, motivatie en sportverleden: deze gegevens gebruikt Skøll enkel om jou, na inloting, zo goed mogelijk in een roeiteam in de introductietijd te plaatsen.

Bij inschrijving worden jouw gegevens eerst opgeslagen in ons digitale inschrijfsysteem. Na een termijn van 2 jaar worden direct identificeerbare gegevens geanonimiseerd. Jouw indirect identificeerbare gegevens (zoals geslacht, leeftijd bij inschrijving en sportverleden) worden maximaal 10 jaar bewaard. Deze gegevens gebruikt Skøll om statistische trends te identificeren en om beter te kunnen voorzien in de behoeften van aspirant-leden.

Jouw persoonsgegevens worden ingevoerd in ons digitale ledensysteem ten behoeve van de ledenadministratie. Jouw persoonsgegevens worden ingevoerd in ons digitale betaalsysteem (CREO en FOYS) zodat wij jouw bestellingen, roei-bijdragen en contributie kunnen administreren en incasseren. De niet-financiële gegevens worden na het uitschrijven bij de vereniging nog maximaal twee jaar bewaard, ten behoeve van het afhandelen van eventuele lopende zaken en de mogelijkheid om opnieuw lid te worden. Tevens wordt de financiële administratie 7 jaar bewaard, om te voldoen aan de wettelijke verplichting (zie Hoe lang moet u uw administratie bewaren?). Voor de volgende typen leden wordt een uitzondering gemaakt en worden enkel contactgegevens na uitschrijven niet verwijderd:

  • Oud-bestuursleden. Deze gegevens worden bewaard vanwege de historische waarde en om deze personen te kunnen blijven uitnodigen voor evenementen.
  • Oud-sociëteitsbeheerleden. Deze gegevens worden bewaard vanwege de historische waarde en om deze personen te kunnen blijven uitnodigen voor evenementen.
  • Oud-club- en wedstrijdroeiers, alsmede oud-topc4 roeiers. Deze gegevens worden bewaard vanwege de historische waarde en om deze personen te kunnen blijven uitnodigen voor evenementen
  • Oud-secretariaat leden. Deze gegevens worden bewaard vanwege de historische waarde en om deze personen te kunnen blijven uitnodigen voor evenementen.

Jouw persoonsgegevens kun je altijd inzien en aanpassen via Mijn Roeien.

Bestuursmededelingen

Jouw naam en e-mailadres worden opgenomen in Mailchimp zodat wij jou wekelijks de bestuursmededelingen kunnen sturen en kunnen uitnodigen voor ledenvergaderingen en speciale evenementen. Jij kunt je te allen tijde via Mailchimp uitschrijven middels een uitschrijflink onder elke mail.

Smoelenboek

Skøll is een hechte vereniging met een groot organisatievermogen. Om de betrokkenheid hoog te houden, moeten leden makkelijk met elkaar contact kunnen leggen. Skøll faciliteert dit door leden toegang te geven tot een digitaal smoelenboek (ledenlijst), wat alleen door leden bekeken kan worden. Hierin kun jij de contactgegevens van andere leden opzoeken en vice versa. Leden behouden het recht het bestuur te vragen hun gegevens (deels) af te schermen.

Gebruik website

Indien je als lid gebruik maakt van de websites en bijbehorende software voor administratie, wordt jouw historie hiervan bijgehouden in de database. Deze historie wordt bijgehouden voor gebruiksstatistieken, foutoplossing en/of financiële administratie. Dit omvat:

  • Afschrijvingen van boten en overige roei-faciliteiten;
  • Inschrijvingen voor evenementen en lijsten;
  • Registratie van vrijwillige en verplichte shifts;
  • Aankoophistorie.

Pasjessysteem

Skøll maakt gebruik van het digitale betaalsysteem CREO. Om betalingen te kunnen doen koop je voor de inkoopprijs aan het begin van je lidmaatschap een pasje. Jij bent zelf verantwoordelijk voor het bewaren van je pas en de bestellingen die hiermee worden gedaan. Bij verlies van de CREO-pas, kan deze door bestuur geblokkeerd worden en kan deze opnieuw worden aangeschaft op de aangegeven dagen. 

Beveiliging van de persoonsgegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om jouw persoonsgegevens zo optimaal mogelijk te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang en misbruik. In dit kader hebben wij onder meer de volgende maatregelen geïmplementeerd:

  • Rechten tot de site en persoonsgegevens worden verstrekt via het digitale rechtenbeheer. Zodra een lid een functie, waarvoor specifieke rechten benodigd zijn, niet meer bekleedt, verliest dit lid automatisch zijn/haar rechten.
  • Alle gegevens staan opgeslagen in een adequaat beveiligde database. De database is alleen toegankelijk voor een beperkt aantal ontwikkelaars.
  • Wachtwoorden worden nooit plain-text in de database opgeslagen. Wij maken gebruik van moderne encryptietechnieken voor authenticatie en autorisatie.
  • Alle gebruikte software wordt met regelmaat bijgewerkt om kwetsbaarheden te voorkomen. De site wordt continu gemonitord op inbraakpogingen en lekken.
  • Elke drie maanden wordt op de site een audit uitgevoerd door een gecertificeerde security specialist om kwetsbaarheden op te sporen en lekken te voorkomen.

Persoonsgegevens die wij delen met derden

Wij delen jouw persoonsgegevens niet met derden, behoudens in de volgende gevallen:

  1. Als een bij de KNRB (Koninklijke Nederlandse Roei Bond) aangesloten vereniging is Skøll verplicht de contactgegevens van onze leden in te voeren in hun systeem. Dit is noodzakelijk om wedstrijden te mogen starten.
  2. Skøll deelt jouw naam en studentnummer met de Universiteit/Hogeschool waar jij staat ingeschreven, indien wij hiermee een afspraak hebben. Skøll ontvangt vergoedingen op basis van het aantal aangesloten studenten.
  3. Indien jij bij Skøll gaat roeien in een team waarvoor jij selectie hebt gelopen kan Skøll je inschrijven bij Tracklete. Deze software wordt gebruikt zodat coaches jouw roeiprestaties en voortgang kunnen inzien.

Jouw rechten

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen. Dit betekent dat wij jouw persoonsgegevens in principe bewaren tot twee jaar na het uitschrijven bij de vereniging, uitzonderingen zoals hierboven beschreven daargelaten. Je hebt het recht ons eerder te verzoeken om verwijdering van je gegevens.

Je hebt tevens het recht om inzage, wijziging, aanvulling of om gegevensoverdracht van je persoonsgegevens te verzoeken. Verder kun je een verzoek indienen om een bepaalde gegevensverwerking te beperken, dan wel hier bezwaar tegen te maken. Je kunt hiertoe schriftelijk of per e-mail een verzoek aan ons richten via onze contactgegevens onder het kopje “Identiteit en contact”.

Wij zullen na ontvangst van je verzoek binnen de wettelijke termijn van vier weken reageren.

Contact – vragen of klachten

Indien je vragen, opmerkingen of klachten hebt over de verwerking en/of bescherming van jouw persoonsgegevens door ons, dan kun je schriftelijk of per e-mail contact met ons opnemen via onze contactgegevens onder het kopje ‘Identiteit en contact’.

Volledigheidshalve wijzen wij je er tevens op dat je het recht hebt een klacht in te dienen bij de toezichthouder. De Nederlandse toezichthouder met betrekking tot gegevensbescherming is de “Autoriteit Persoonsgegevens”.

Toepasselijk recht

Dit privacybeleid, alsmede alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met dit privacybeleid, worden uitsluitend beheerst door de Nederlandse wet.

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor dit Privacybeleid aan te passen om de conformiteit met de toepasselijke wet- en regelgeving te waarborgen. Het verdient aanbeveling dit Privacybeleid met enige regelmaat te raadplegen zodat je op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

Amsterdam, 23 februari 2023

Partners